Op 24 en 31 december sluiten we onze kantoren uitzonderlijk om 16u. Prettige eindejaarsfeesten!
In het meldingssysteem kunt u snel en gemakkelijk uw bezorgdheid melden over feitelijk of vermoedelijk wangedrag dat ons bedrijf of het welzijn van mensen zou kunnen beïnvloeden.
Het meldsysteem mag niet worden gebruikt om anderen vals te beschuldigen en/of opzettelijk onjuiste informatie te verstrekken. We moedigen je aan om je naam en contactgegevens in de melding te vermelden, maar als je dat liever doet, kun je ook anoniem blijven. Alle rapporten zijn strikt vertrouwelijk en worden uitsluitend behandeld door een speciale eenheid. Meer informatie is te vinden in de secties ‘Privacybeleid’ en ‘Klokkenluidersregeling’.
1. inbreuken met betrekking tot overheidsopdrachten
2. inbreuken met betrekking tot financiële diensten, producten en markten (met inbegrip van de preventie van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme)
3. inbreuken die gevolgen hebben voor de veiligheid van producten en de naleving van de regelgeving
4. inbreuken die gevolgen hebben voor de veiligheid en beveiliging van alle vervoermiddelen
5. inbreuken die gevolgen hebben voor de bescherming van het milieu
6. inbreuken die van invloed zijn op de nucleaire veiligheid of de bescherming tegen schadelijke straling
7. inbreuken die van invloed zijn op de voedsel- en voederveiligheid en de gezondheid en het welzijn van dieren
8. inbreuken die gevolgen hebben voor de volksgezondheid
9. inbreuken die gevolgen hebben voor de consumentenbescherming
10. inbreuken die een weerslag hebben op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en op de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
11. inbreuken met betrekking tot de strijd tegen belastingfraude
12. inbreuken met betrekking tot de bestrijding van sociale zekerheidsfraude
Met behulp van deze tool kun je informatie verstrekken en communiceren met de onderzoekers van de zaak, terwijl je anoniem blijft. Om je anonimiteit te waarborgen, moet je je aan de volgende principes houden:
Houd er rekening mee dat wanneer je een klokkenluidersmelding doet, je identiteit altijd wordt beschermd, zelfs als je ervoor kiest om niet anoniem te melden.
Beleid en procedure ter bescherming van klokkenluiders
Omnia Travel heeft beslist om het interne klokkenluider beleid en bijbehorende procedures te updaten en in lijn te brengen met de meest recente Europese wetgeving (=Europese Directieve 2019/1937 ‘inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden’) en met de omzetting ervan in Belgische wetgeving.
Deze wetgeving heeft een dubbel doel:
Bij de verwerking van deze meldingen houdt Omnia Travel natuurlijk rekening met rechten van alle betrokkenen, zodat onze procedures in lijn zijn met de bestaande regelgeving (zoals o.a. De bescherming van de privacy).
We verwachten dat dit herziene klokkenluidersbeleid, samen met de laagdrempeligheid en gebruiksvriendelijkheid van een nieuwe tool, de Omnia Travel speak-up cultuur verder zal ondersteunen en efficiënter maken.
Dit klokkenluidersbeleid treedt onmiddellijk in werking en vervangt alle vorige versies van dit beleid en bijhorende procedures.
De nieuwe regelgeving maakt een onderscheid tussen het persoonlijke toepassingsgebied (=wie kan een melding doen?) en de materiële scope (=wat kan je melden).
Werk-gerelateerde context als voorwaarde
Je kan pas wettelijk erkend worden als klokkenluider, als de melding gebeurt op basis van informatie die werd verkregen in een ‘werkgerelateerde context’. En dit begrip wordt zeer breed geïnterpreteerd.
Daarom deze meer gedetailleerde(maar niet limitatieve) overzicht:
De Europese richtlijn begrenst de wettelijke erkenning van meldingen tot inbreuken tegen de 10 domeinen van unierecht:
De Belgische wetgeving heeft aan deze door Europa erkende domeinen nog 2 domeinen toegevoegd:
Bepaalde interne meldingen waarop de klokkenluiders regelgeving (en de daaruit voortvloeiende beschermingsmechanismen) niet van toepassing is, zal Omnia Travel toch als strikt vertrouwelijk behandelen, zonder dat de melder – als gevolg van deze melding – enig nadeel van Omnia Travel moet vrezen.
Dit geldt uiteraard slechts voor zover de melding te goeder trouw wordt gedaan.
Het betreft in het bijzonder over meldingen over:
Het gaat niet alleen over de schendingen/inbreuken in klassieke zin, maar ook over:
Daarnaast moet een melder op het ogenblik van de melding gegronde redenen hebben om aan te nemen dat de informatie waarop hij zich baseert correct is.
De klokkenluidersregelgeving maakt een onderscheid tussen 3 types van rapporteringskanalen:
De melder kiest vrij welk rapporteringskanaal hij of zij het meest geschikt acht.
Dit wordt niet alleen binnen Omnia Travel, maar ook door de wet- en regelgever naar voor geschoven als het meest geschikte rapporteringskanaal.
Als klokkenluider kan je intern een melding doen via alle mogelijke communicatiekanalen (= per brief,e-mail,telefonisch, persoonlijk gesprek,…)
We vermelden hieronder de 4 belangrijkste:
Melding via de Omnia Travel website (=voorkeurkanaal)
Via onze externe website, kom je op een beschermde pagina terecht, waar je snel en eenvoudig melding kan registreren (=Meldsysteem voor onethische handelingen’).
Melding via de groepsmailbox ‘Klokkenluiders@omniatravel.be’
De ontvangen meldingen in deze mailbox zullen door de HR officer worden geregistreerd.
Compliance als centrale aanspreekpunt
Gezien haar wettelijke beschermde onafhankelijkheid, fungeert de Compliance-afdeling als meldingsbeheerder (=aanspreekpunt), waar alle klokkenluiders verslagen en -meldingen worden ontvangen, gecontroleerd en opgeslagen. Andere entiteiten/personen zijn verplicht om alle binnenkomende meldingen van inbreuken die ze zelf ontvangen, onmiddellijk aan de Compliance afdeling door te geven.
Compliance ziet erop toe dat elk onderzoek van een melding altijd in volle onafhankelijkheid verloopt en dat dit onderzoek altijd zowel ‘à charge’ als à decharge’ wordt gevoerd, waarbij de confidentialiteit van de identiteit van de melder strikt wordt gewaarborgd (zie verder).
Ontvangstmeldingen aan de melder
Binnen de 7 kalenderdagen ontvangt de melder, als hij zijn gegevens opgeeft, een bevestiging van de melding, met een korte toelichting van wat de volgende stappen zijn en of de melding al dan niet ‘beschermingswaardig’ is volgens het toepassingsgebied van de wet.
Uiterlijk binnen de 3 maanden krijgt de melder ook feedback over de resultaten van het onderzoek dat werd gevoerd n.a.v. zijn/haar melding, op voorwaarde dat deze melding binnen de wettelijke scope van een klokkenluidersregeling valt
Een klokkenluider kan ook beslissen om direct een melding te doen bij een extern kanaal (zoals de NBB,de FSMA, of de nieuwe, nog op te richten Belgische klokkenluiders autoriteit), in het bijzonder wanneer:
Dit is alleen toegestaan als:
Het spreekt voor zich dat elke richtlijn of gedrag volstrekt ontoelaatbaar is als dit personen belemmert, verhindert of verbiedt om een melding (of openbaarmaking) te doen, in overeenstemming met onderhavige principes. Dit kan bovendien aanleiding geven tot strafsancties.
De identiteit van de melder die een melding te goeder trouw doet blijft strikt confidentieel. Zijn of haar identiteit, maar ook de informatie waaruit de identiteit kan worden afgeleid, kan slecht in een heel beperkt aantal wettelijke gevallen worden bekend gemaakt aan andere personen dan deze die bevoegd zijn voor het ontvangen, het onderzoek en opvolging van de melding:
Omnia Travel garandeert dat zij t.a.v. klokkenluiders geen enkele nadelige behandeling zal stellen of nadelige maatregelen zal nemen, als gevolg van meldingen die te goeder trouw gebeuren.
Een persoon die te goeder trouw een melding doet, kan noch burgerrechtelijk, noch strafrechtelijk, noch tuchtrechtelijk vervolgd worden omwille van de melding ( of openbaarmaking) over (mogelijke) inbreuken. Er kan in deze situatie ook geen enkele professionele sanctie uitgesproken als gevolg van een dergelijke melding. Klokkenluiders kunnen ook niet aansprakelijk worden gesteld voor het verwerven van of toegang tot de informatie die wordt gemeld (of openbaar wordt gemaakt), tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde.
Vergelding, schorsing, ontslag, demotie ( of het onthouden van promotie), het niet verlengen van contracten, achterhouden van opleidingen, daadwerkelijke represailles, bedreigingen, discriminatie en/of andere vormen van onbillijke behandeling t.a.v. de klokkenluider als gevolg van dit soort meldingen (of openbaarmaking), zal altijd beschouwd worden als een ernstige inbreuk op deze principes.
Bij inbreuken op de bescherming van klokkenluiders, zullen passende acties worden ondernomen om de positie van de klokkenluider te vrijwaren, terwijl de wettelijke bepaalde beschermingsmaatregelen die aan de klokkenluider worden geboden onverminderd blijven gelden.
De klokkenluider mag geen misbruik maken van de meldingsprocedure door kwaadwillige, lichtzinnige of oneerlijke meldingen te doen (= bv door opzettelijke en bewust onjuiste of misleidende informatie te geven).
Wanneer het gevoerde onderzoek uitwijst dat opzettelijke en bewust onjuiste of misleidende informatie wordt gemeld, dan heeft de melder geen recht op de bescherming en kunnen passende sancties worden opgelegd (=waaronder deze voorzien in het arbeidsreglement of in andere toepasselijke wetgeving). Bovendien heeft iedere persoon die door dergelijke meldingen (of openbaarmakingen) schade lijdt, recht op het instellen van schadevergoedingsmaatregelen.
Omnia Travel garandeert ook bescherming van de persoon op wie de melding betrekking heeft. De meldingsbeheerder binnen Compliance zal het evenwicht bewaken tussen de belangen en rechten van alle betrokken partijen. Het interne onderzoek i.v.m. de melding zal op een onafhankelijke en onpartijdige wijze worden gevoerd, waarbij er rekening wordt gehouden met zowel de belastende als de ontlastende elementen.
Naast de wettelijke verplichting i.v.m. geheimhouding, heeft de betrokken persoon recht op informatie over de inbreuken die hem worden toegeschreven. Hij/zij heeft ook het recht op informatie om het eigen standpunt te delen en zijn/haar recht op verdediging uit te oefenen. Indien nodig kan de persoon ook de nodige correcties laten doen als bepaalde gegevens uit het dossier onvolledig of onjuist zijn. De betrokken persoon mag wel geen kopieën maken van gegevens van de melding, noch van aan het onderzoek gerelateerde materiaal, van bevindingen en/of van genomen maatregelen; en dit ongeacht het formaat of de drager waarop deze informatie is opgeslagen.
Om het onderzoek niet te verhinderen, kan het recht op informatie tijdelijk worden opgeschort of zelfs worden beperkt. We benadrukken wel dat ook in dit verband de identiteit van de klokkenluider nooit kan worden meegedeeld aan de betrokkene, noch iedere informatie waaruit zijn/haar identiteit rechtstreeks of onrechtstreeks kan worden afgeleid. Van deze geheid wording kan slechts onder strikte wettelijke voorwaarden worden afgeweken (zie hoger).
Meldingen worden onderzocht door een onafhankelijke onderzoekscel. Deze cel
Alle onderzoekers van de onafhankelijke onderzoekscel zijn onderworpen aan strikte ethische regels i.v.m. het waarborgen van de nodige discretie en terughoudendheid.
Daarom verwacht Omnia Travel van iedere medewerker dat hij/zij te goeder trouw meewerkt aan een onderzoek.
In geval van een belangenconflict of als de onafhankelijkheid van een interne of lokale onderzoeker in het gedrang komt, kan er een beroep worden gedaan op een externe partij om het onderzoek te voeren.
De Compliance-functie zal de resultaten van de onderzoeken van de meldingen, in overeenstemming met de gebruikelijke rapporteringslijnen, aan het Directiecomité rapporteren, zonder de identiteit van de klokkenluider prijs te geven. Zij ziet erop toe dat de informatie, die van de klokkenluiders wordt aangebracht, ook effectief wordt onderzocht en dat, indien relevant, de nodige maatregelen worden getroffen om de mistoestanden te beëindigen.
De compliance-functie is ook verantwoordelijk voor het documenteren van de melding en ziet erop toe dat in dit beleid vermelde principes worden nageleefd. De Compliance Officers van de betrokken entiteiten brengen een jaarlijkse rapporteringen aan het managementcomité.
Om de effectiviteit van het klokkenluidersbeleid te kunnen bewijzen houdt de Compliance functie van de betrokken entiteit een register bij, waarin de meldingen van de inbreuken worden bijgehouden. Dit register vermeldt geen identiteits data van de betrokkenen, maar wel welk gevolg werd gegeven aan de melding en waarom.
1. Inleiding
Alle entiteiten van KBC Groep zetten zich in om de privacy en persoonsgegevens te beschermen van personen die hun bezorgdheid uiten via onze klokkenluiderskanalen. Dit Privacybeleid beschrijft hoe we persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen in overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR) en de Europese Richtlijn voor de Bescherming van Klokkenluiders.
2. Reikwijdte van de privacyverklaring
Deze privacyverklaring is bedoeld om een groepsbreed overzicht te geven van de belangrijkste privacygerelateerde principes die van toepassing zijn wanneer entiteiten van KBC Groep klokkenluiderszaken behandelen. Deze algemene principes kunnen worden verfijnd in een lokale privacyverklaring. In het geval van tegenstrijdige clausules tussen de lokale privacyverklaring en deze algemene privacyverklaring, zal de lokale verklaring voorrang hebben op deze algemene verklaring.
3. Gegevensbeheerder
Aangezien dit beleid groepsbreed wordt gebruikt, wordt de functie van verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in verband met het klokkenluidersbeleid op het niveau van de lokale entiteit geplaatst, die verantwoordelijk is voor het lokale klokkenluidersbeleid. Voor verdere details verwijzen we naar de lokale privacyverklaringen.
4. Soorten verzamelde persoonlijke gegevens
“We kunnen de volgende soorten persoonsgegevens verzamelen:
1. Identificatiegegevens (bijv. naam, contactgegevens)
2. Werkgelegenheidsgegevens (bijv. functietitel, afdeling)
3. Details van de gemelde kwestie (bijv. beschrijving van het incident, betrokken partijen)
4. Alle andere informatie die door de klokkenluider is verstrekt “
5. Doel van gegevensverwerking
“De verzamelde persoonlijke gegevens worden voor de volgende doeleinden gebruikt:
1. Om de gemelde kwesties te onderzoeken en aan te pakken
2. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
3. Om de rechten en veiligheid van individuen en de organisatie te beschermen”
6. Wettelijke basis voor verwerking
“De rechtsgrondslag voor het verwerken van persoonsgegevens omvat:
1. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (Artikel 6(1)© GDPR)
2. Legitieme belangen die door de organisatie worden nagestreefd (Artikel 6(1)(f) GDPR) “
7. Bewaren van gegevens
“Persoonlijke gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is om de doeleinden te vervullen waarvoor ze zijn verzameld en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Voor gevallen met wettelijke verplichtingen (in het kader van wetgeving) worden de gegevens 10 jaar bewaard. In alle andere gevallen worden de gegevens gedurende de resterende maanden van het jaar + 1 jaar bewaard.”
8. Gegevensbeveiliging en rechten van betrokkenen
“We implementeren gepaste technische en organisatorische maatregelen om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging. Deze maatregelen omvatten onder andere: toegangscontroles, versleuteling en regelmatige beveiliging beoordelingen. Als betrokkene heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens, waaronder:
1. Het recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens;
2. Het recht om uw persoonlijke gegevens te corrigeren of te wissen;
3. Het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
4. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
5. Het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming.
Houd er rekening mee dat het recht op toegang en het recht op het wissen van gegevens beperkt kunnen zijn, als het vervullen van deze rechten een negatieve invloed zou hebben op de rechten en vrijheden van anderen, waaronder de klokkenluider.
Tot slot heeft u het recht om een klacht over de verwerking in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit:
9. Vertrouwelijkheid en anonimiteit
We doen er alles aan om de vertrouwelijkheid van klokkenluiders te waarborgen. Meldingen kunnen anoniem worden gedaan en we nemen alle redelijke stappen om de identiteit van klokkenluiders te beschermen, tenzij bekendmaking wettelijk verplicht is.
10. Updates van deze Privacyverklaring
We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. Eventuele wijzigingen zullen worden gecommuniceerd via de daarvoor bestemde kanalen, zoals de websites van het bedrijf
11. Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring kunt u contact opnemen met dpo@omniatravel.be
Als je specifieke vragen hebt over je eigen klokkenluidersmelding, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO)
Voor Omnia Travel dpo@omniatravel.be
