Les 24 et 31 décembre, nos bureaux fermeront exceptionnellement à 16h. Joyeuses fêtes de fin d’année!
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Dans le système de signalement, vous pouvez rapidement et facilement faire part de vos préoccupations concernant des fautes réelles ou présumées susceptibles d’affecter nos activités ou le bien-être des personnes.
Le système de signalement ne doit pas être utilisé pour accuser faussement d’autres personnes et/ou fournir intentionnellement de fausses informations. Nous vous encourageons à inclure votre nom et vos coordonnées dans le rapport, mais si vous préférez, vous pouvez également rester anonyme. Tous les rapports sont strictement confidentiels et ne sont traités que par une unité spécialisée. Vous trouverez de plus amples informations dans les sections « Politique de confidentialité » et « Politique de dénonciation ».
Infractions en matière de marchés publics
Infractions relatives aux services, produits et marchés financiers (y compris la prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme)
3. les infractions affectant la sécurité des produits et la conformité réglementaire
Infractions affectant la sécurité et la sûreté de tous les moyens de transport
5. les infractions affectant la protection de l’environnement
6. les infractions affectant la sûreté nucléaire ou la protection contre les rayonnements nocifs
Infractions affectant la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux ainsi que la santé et le bien-être des animaux
8. les infractions portant atteinte à la santé publique
9. les infractions affectant la protection des consommateurs
10. les atteintes à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel et à la sécurité des réseaux et des systèmes d’information
11. les infractions relatives à la lutte contre la fraude fiscale
12. les infractions relatives à la lutte contre la fraude à la sécurité sociale
Grâce à cet outil, vous pouvez fournir des informations et communiquer avec les enquêteurs tout en restant anonyme. Pour garantir votre anonymat, vous devez respecter les principes suivants :
Gardez à l’esprit que lorsque vous faites une dénonciation, votre identité est toujours protégée, même si vous choisissez de ne pas faire de dénonciation anonyme.
Politique et procédure de protection des dénonciateurs
Omnia Travel a décidé de mettre à jour sa politique interne en matière de dénonciation et les procédures connexes et de les mettre en conformité avec la dernière législation européenne (=Directive européenne 2019/1937 « relative à la protection des personnes signalant des violations du droit de l’Union ») et avec sa transposition en droit belge.
Cette législation a un double objectif :
Lors du traitement de ces notifications, Omnia Travel tient naturellement compte des droits de toutes les personnes concernées afin que nos procédures soient conformes aux réglementations existantes (telles que la protection de la vie privée, entre autres).
Nous espérons que cette politique révisée de dénonciation, ainsi que l’accessibilité et la convivialité d’un nouvel outil, soutiendront davantage la culture de dénonciation d’Omnia Travel et la rendront plus efficace.
Cette politique de dénonciation prend effet immédiatement et remplace toutes les versions précédentes de cette politique et des procédures associées.
La nouvelle réglementation établit une distinction entre le champ d’application personnel (=qui peut déclarer ?) et le champ d’application matériel (=qu’est-ce que vous pouvez déclarer).
Le contexte professionnel comme condition préalable
Vous ne pouvez être légalement reconnu comme un dénonciateur que si le rapport est fait sur la base d’informations obtenues dans un « contexte professionnel ». Et ce terme est interprété de manière très large.
D’où cet aperçu plus détaillé (mais non exhaustif) :
La directive européenne limite la reconnaissance juridique des notifications aux infractions contre les dix domaines du droit de l’Union :
La législation belge a ajouté deux domaines supplémentaires aux domaines reconnus par l’Europe :
Certains rapports internes auxquels les règles de dénonciation (et les mécanismes de protection qui en découlent) ne s’appliquent pas, Omnia Travel les traitera néanmoins comme strictement confidentiels, sans que le rapporteur n’ait à craindre – du fait de ce rapport – un quelconque désavantage de la part d’Omnia Travel.
Cela ne s’applique évidemment que dans la mesure où le rapport est fait de bonne foi.
Cela concerne en particulier les rapports concernant :
Il ne s’agit pas seulement des violations/infractions au sens classique du terme, mais aussi des questions suivantes :
En outre, au moment de la rédaction du rapport, le journaliste doit avoir des motifs raisonnables de croire que les informations sur lesquelles il s’appuie sont correctes.
Le règlement sur la dénonciation distingue trois types de canaux de signalement :
Le journaliste choisit librement le canal de reportage qu’il juge le plus approprié.
C’est ce que propose non seulement Omnia Travel, mais aussi le législateur et le régulateur comme étant le moyen de communication le plus approprié.
En tant que dénonciateur, vous pouvez faire un rapport interne par tous les canaux de communication possibles (= par lettre, e-mail, téléphone, conversation personnelle,…).
Nous vous présentons ci-dessous les quatre plus importantes d’entre elles :
Signalement via le site web d’Omnia Travel (= canal préféré)
Via notre site web externe, vous serez dirigé vers une page protégée, où vous pourrez rapidement et facilement enregistrer un signalement (= « Système de signalement des actes contraires à l’éthique »).
Signalement via la boîte aux lettres collective« Klokkenluiders@omniatravel.be »
Les signalements reçus dans cette boîte aux lettres seront enregistrés par le responsable des ressources humaines.
Le département « Compliance » en tant que point de contact central
Compte tenu de son indépendance légalement protégée, le département « Compliance » fait office de gestionnaire de signalement (= point de contact), où tous les signalements et notifications sont reçus, contrôlés et stockés. Les autres entités/personnes sont tenues de transmettre immédiatement au département « Conformité » tous les rapports d’infraction qu’elles reçoivent.
La conformité garantit que toute enquête sur un rapport est toujours menée en toute indépendance et que cette enquête est toujours menée à la fois « à charge » et « à décharge », la confidentialité de l’identité du rapporteur étant strictement garantie (voir ci-dessous).
Notification de réception au déclarant
Dans un délai de 7 jours civils, si le déclarant fournit ses coordonnées, il recevra une confirmation du rapport, accompagnée d’une brève explication des prochaines étapes et de la question de savoir si le rapport est « digne de protection » selon le champ d’application de la loi.
Dans un délai de 3 mois au plus tard, le déclarant recevra également un retour d’information sur les résultats de l’enquête menée à la suite de son rapport, à condition que ce rapport relève du champ d’application juridique d’un règlement sur les dénonciations.
Un dénonciateur peut également décider de s’adresser directement à un canal externe (tel que la BNB, la FSMA ou la nouvelle autorité belge chargée des dénonciations, qui doit encore être créée), en particulier lorsque
Ceci n’est autorisé que si
Il va de soi que toute directive ou tout comportement est totalement inadmissible s’il entrave, empêche ou interdit à des personnes de faire une (ou des) divulgation(s) conformément à ces principes. En outre, cela peut donner lieu à des sanctions pénales.
L’identité du rapporteur qui fait un rapport de bonne foi reste strictement confidentielle. Son identité, ainsi que les informations qui permettent de la déduire, ne peuvent être divulguées qu’à des personnes autres que celles autorisées à recevoir, enquêter et suivre le rapport dans un nombre très limité de cas juridiques :
Omnia Travel garantit qu’elle ne traitera pas les dénonciateurs de manière défavorable et qu’elle ne prendra aucune mesure défavorable à la suite de rapports faits de bonne foi.
Une personne qui fait un rapport de bonne foi ne peut pas être poursuivie en vertu du droit civil, pénal ou disciplinaire en raison de son rapport (ou de sa divulgation) sur des violations (possibles). Aucune sanction professionnelle ne peut non plus être prononcée à la suite d’un tel rapport dans cette situation. Les dénonciateurs ne peuvent pas non plus être tenus pour responsables de l’acquisition ou de l’accès aux informations signalées (ou divulguées), à moins que cette acquisition ou cet accès ne constitue une infraction pénale en soi.
Les représailles, la suspension, le licenciement, la rétrogradation (ou le refus de promotion), le non-renouvellement de contrats, le refus de formation, les représailles réelles, les menaces, la discrimination et/ou d’autres formes de traitement inéquitable à l’égard du dénonciateur en raison de son signalement (ou de sa divulgation) seront toujours considérés comme une violation grave de ces principes.
En cas de violation de la protection du dénonciateur, des mesures appropriées seront prises pour sauvegarder la position du dénonciateur, sans que les protections légales accordées au dénonciateur ne soient affectées.
Le dénonciateur ne doit pas abuser de la procédure de signalement en faisant des signalements malveillants, frivoles ou malhonnêtes (= par exemple, en donnant délibérément et sciemment des informations fausses ou trompeuses).
Lorsque l’enquête menée révèle que des informations délibérément et sciemment fausses ou trompeuses ont été communiquées, le déclarant ne bénéficie pas de la protection et des sanctions appropriées peuvent être imposées (=y compris celles prévues par la réglementation du travail ou par d’autres législations applicables). En outre, toute personne qui subit un préjudice du fait de ces révélations (ou divulgations) a le droit de demander des dommages-intérêts.
Omnia Travel garantit également la protection de la personne concernée par le rapport. Le responsable du signalement au sein du service Conformité mettra en balance les intérêts et les droits de toutes les parties concernées. L’enquête interne liée au rapport sera menée de manière indépendante et impartiale, en tenant compte des éléments à charge et à décharge.
Outre l’obligation légale de confidentialité, la personne concernée a le droit d’être informée des infractions qui lui sont imputées. Elle a également le droit d’être informée afin de faire connaître son point de vue et d’exercer son droit de défense. Le cas échéant, la personne peut également faire apporter les corrections nécessaires si certaines informations du dossier sont incomplètes ou incorrectes. Toutefois, la personne concernée ne peut pas faire de copies des données du rapport, ni des éléments liés à l’enquête, des conclusions et/ou des mesures prises, et ce quel que soit le format ou le support sur lequel ces informations sont stockées.
Afin de ne pas entraver l’enquête, le droit à l’information peut être temporairement suspendu, voire limité. Nous soulignons toutefois que, dans ce contexte également, l’identité du dénonciateur ne peut jamais être divulguée à la personne concernée, ni aucune information permettant de déduire directement ou indirectement son identité. Il ne peut être dérogé à cette règle que dans des conditions juridiques strictes (voir ci-dessus).
Les rapports sont examinés par une cellule d’enquête indépendante. Cette cellule
Tous les chercheurs de la cellule de recherche indépendante sont soumis à des règles éthiques strictes visant à garantir la discrétion et la retenue nécessaires.
Par conséquent, Omnia Travel attend de chaque employé qu’il coopère de bonne foi à toute enquête.
En cas de conflit d’intérêts ou si l’indépendance d’un enquêteur interne ou local est compromise, il peut être fait appel à une partie externe pour mener l’enquête.
La fonction de conformité communiquera au comité exécutif les résultats des enquêtes menées sur les rapports, conformément à la procédure habituelle, sans révéler l’identité du dénonciateur. Elle veillera à ce que les informations fournies par les dénonciateurs fassent également l’objet d’une enquête efficace et, le cas échéant, à ce que les mesures nécessaires soient prises pour mettre fin à l’acte répréhensible.
La fonction de conformité est également chargée de documenter les rapports et de veiller au respect des principes énoncés dans la présente politique. Les responsables de la conformité des entités concernées présentent un rapport annuel au comité de gestion.
Pour prouver l’efficacité de la politique de dénonciation, la fonction de conformité de l’entité concernée tient un registre dans lequel sont consignées les dénonciations d’infractions. Ce registre n’enregistre pas les données d’identité des personnes concernées, mais plutôt les mesures prises à la suite du signalement et les raisons de ces mesures.
1. Introduction
Toutes les entités du Groupe KBC s’engagent à protéger la vie privée et les données à caractère personnel des personnes qui font part de leurs préoccupations par le biais de nos canaux de dénonciation. La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons les données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la Directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte.
2. Champ d’application de la déclaration de confidentialité
La présente déclaration de confidentialité vise à donner un aperçu, à l’échelle du groupe, des principaux principes relatifs à la protection de la vie privée qui s’appliquent lorsque les entités du groupe KBC traitent des cas de dénonciation. Ces principes généraux peuvent être précisés dans une déclaration de confidentialité locale. En cas de clauses contradictoires entre la déclaration de confidentialité locale et la présente déclaration de confidentialité générale, la déclaration locale prévaudra sur la présente déclaration générale.
3. Responsable du traitement des données
La présente politique étant appliquée à l’échelle du groupe, le responsable du traitement des données en ce qui concerne la politique d’alerte est l’entité locale, qui est chargée de la politique d’alerte locale. Pour plus de détails, veuillez vous référer aux déclarations de confidentialité locales.
4. Types de données à caractère personnel collectées
« Nous pouvons collecter les types de données à caractère personnel suivants :
1. Données d’identification (par exemple, nom, coordonnées)
2. Données relatives à l’emploi (par exemple, titre du poste, service)
3. Détails du problème signalé (par exemple, description de l’incident, parties impliquées)
4. Toute autre information fournie par le dénonciateur «
5. Finalité du traitement des données
« Les données à caractère personnel collectées seront utilisées aux fins suivantes :
1. enquêter sur les problèmes signalés et y remédier
2. Respecter les obligations légales
3. Protéger les droits et la sécurité des personnes et de l’organisation ».
6. Base juridique du traitement
« La base juridique du traitement des données à caractère personnel comprend :
1. le respect des obligations légales (article 6, paragraphe 1, du RGPD)
2. les intérêts légitimes poursuivis par l’organisation (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD) ». Intérêts légitimes poursuivis par l’organisation (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).
7. Conservation des données
« Les données à caractère personnel ne seront pas conservées pendant une durée excédant celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et au respect des obligations légales.
Dans les cas où il existe des obligations légales (en vertu de la législation), les données seront conservées pendant 10 ans. Dans tous les autres cas, les données seront conservées pendant les mois restants de l’année + 1 an. »
8. Sécurité des données et droits des personnes concernées
« Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre tout accès, divulgation, modification ou destruction non autorisés. Ces mesures comprennent : des contrôles d’accès, le cryptage et des examens de sécurité réguliers. En tant que personne concernée, vous disposez de divers droits relatifs à vos données à caractère personnel, notamment :
1. Le droit d’accéder à vos données personnelles ;
2. Le droit de corriger ou de supprimer vos données personnelles ;
3. Le droit de restreindre le traitement de vos données personnelles ;
4. Le droit de s’opposer au traitement de vos données personnelles ;
5. Le droit de ne pas faire l’objet d’une prise de décision automatisée.
N’oubliez pas que le droit d’accès et le droit d’effacer les données peuvent être limités si le respect de ces droits porte atteinte aux droits et libertés d’autres personnes, y compris du dénonciateur.
Enfin, vous avez le droit d’introduire une réclamation concernant le traitement auprès de l’autorité de contrôle compétente :
9. Confidentialité et anonymat
Nous mettons tout en œuvre pour garantir la confidentialité des dénonciateurs. Les rapports peuvent être faits de manière anonyme et nous prenons toutes les mesures raisonnables pour protéger l’identité des dénonciateurs, sauf si la divulgation est exigée par la loi.
10. Mises à jour de la présente déclaration de confidentialité
Nous pouvons mettre à jour la présente déclaration de confidentialité de temps à autre. Toute modification sera communiquée par les canaux appropriés, tels que les sites web de l’entreprise
11. Coordonnées
Pour toute question ou commentaire concernant la présente déclaration de confidentialité, veuillez contacter dpo@omniatravel.be
Si vous avez des questions spécifiques concernant votre propre dénonciation, veuillez contacter le délégué à la protection des données (DPD)
Pour Omnia Travel dpo@omniatravel.be
Omnia Travel nv, Mgr. Ladeuzeplein 15, 3000 Leuven, BE 0413646305
